엑셀로 금전출납부 만들기

엑셀로 금전출납부 만들기

1. 금전출납부 만들기1

모든 컴퓨터 활용 지식이 그렇듯이 한글 엑셀은 이론만으로 알 수 있는 것이 아닙니다. 백문이불여일견이라는 말이 있습니다. 금전출납부를 만들고, 적극적으로 활용하는 과정을 통해 지금까지 설명한 내용들을 대입하여 설명을 드리겠습니다. 1-1) 시트의 용도 결정 한글 엑셀로 전자 장부인 시트를 작성하기 전에 해야 할 일은 만들고자 하는 시트의 용도를 결정하는 것입니다. 용도에 따라 시트의 구조나 크기, 그리고 알아야 하는 기술이 달라지기 때문입니다. 예를 들어 우리가 만들고자 하는 금전출납부를 가장 기본적인 상태로 이용하고 싶다면 수입과 지출을 기록하여 잔액을 계산하는 원리만 시트에 구현하면 됩니다. 그런데 예금이나 신용 카드 이용 등을 별도로 관리하고 싶다면 항목을 늘리고, 계산식도 다소 복잡하게 만들어야 합니다. 또한 월별 결산은 물론 항목별 수입/지출 상황을 알고 싶다고 하면 부분합, 필터, 차트 등의 기술도 이용해야 합니다. 우리는 이 모든 예를 이번 강좌에서 실습해 볼 것입니다. 비록 간단하다고 느껴지는 금전출납부지만, 함께 설명하는 다양한 활용 방법을 숙지하면 다른 장부를 만드는 데 많은 도움이 될 것입니다. 1-2) 항목(행/열)의 결정 시트의 용도를 결정한 후에는 용도에 맞게 행과 열에 배치할 항목들을 결정해야 합니다. 행/열의 결정은 단순한 작업이지만, 시트를 활용할 때의 효과성 및 효율성과 관련된 중요한 부분입니다. 따라서 작성 직전에 머리 속으로 생각해 보는 습관이 필요합니다(한글 엑셀은 행과 열의 추가/삭제가 편리하다는 장점이 있지만). 우리가 만들 금전출납부는 행보다는 열의 항목이 중요합니다. 왜냐하면 행에는 일별 수입/지출의 내용(데이터베이스에서의 레코드)이 입력되므로 특정 항목(제목)으로 묶을 필요가 없지만, 열에는 분류를 위해 날짜, 내용, 수입, 지출, 잔액 등의 항목들을 구성해야 하기 때문입니다. 만약 앞에서 언급한 대로 예금과 신용 카드 이용 등도 금전 출납부에 반영하고 싶다면 예금과 관련된 예금, 출금, 예금 잔액 등의 항목과 신용 카드 이용과 관련된 이용액, 결제액, 결제 잔액 등의 항목도 구성해야 할 것입니다. 1-3) 입력 작업 입력 작업에는 처음 시트를 만들 때의 입력 작업과 그날그날 발생한 기록을 입력하는 갱신(업데이트) 작업이 있습니다. 두 작업은 약간의 차이가 있으므로 나누어서 설명 하겠습니다. 시트의 작성 시트의 작성 단계에서 해야 할 작업은 행/열 항목의 위치와 제목 결정, 서식 결정, 중요 계산식 입력 등입니다. 1) 행/열 항목의 위치와 제목 결정 앞에서 언급했듯이 이 시트는 행과는 관련 없이 열의 항목을 결정하는 것이 중요 하다고 했습니다. 항목의 결정 단계에서 생각해 놓은 항목들을 적절한 위치에 배치합니다. 이 때 생각해야 할 것은 관련 항목들은 서로 가깝게 놓고, 결과적인 값(계산 값)은 아래쪽 행이나 오른쪽 열에 놓는 것이 바람직하다는 것입니다. 예를 들면 현금 잔액과 수입, 지출은 가깝게, 예금 잔액과 예금, 출금은 가깝게 놓는 것이 효과적이며, 수입과 지출의 계산 값인 현금 잔액은 수입과 지출의 오른쪽에, 예금과 출금의 계산 값인 예금 잔액은 예금과 출금의 오른쪽에 놓는 것이 효과적입니다. 각 항목의 제목은 입력 내용을 단번에 알 수 있는 짧고, 개괄적인 단어 하나가 바람직합니다. 예를 들어 현금 잔액과 예금 잔액을 모두 잔액으로 표시할 경우 왼쪽 항목을 이용한 추론은 가능하지만, 단번에 알 수가 없어 불합리하며, 수입과 지출을 현금 수입과 현금 지출로 입력하는 것은 불필요한 작업이라고 할 수 있습니다. 2) 서식 결정 서식은 시트상 문자들의 글꼴이나 크기, 그리고 표시 형식은 물론 각 행과 열의 크기까지 포함됩니다. 이외에도 시트의 바탕색, 글꼴 색, 괘선 등이 있지만, 이런 것들은 대부분 불필요한 서식입니다. 금전 출납부를 작성할 때 염두에 두어야 할 것은 날짜와 금액의 표시 형식입 니다(일반적으로 시트를 작성할 때도 가장 중요한 것이 각 자료들의 표시 형식 입니다). 그냥 날짜를 입력하면 '5월 1일'의 경우 '05월 01일'로 표시되므로 보기 싫습니다. 날짜에 해당하는 열의 머리글을 클릭하여 블록으로 만든 후에 단축 메뉴의 셀 서식을 이용하면 '5/1'과 같은 형식으로 입력하더라도 0이 붙지 않는 날짜로 만들 수 있습니다(날짜 항목). 그리고 금액들이 입력되는 항목들을 모두 원화 표시(\가 붙고, 3자리마다 콤마가 붙는 것)로 만들려면 해당 항목들의 열 머리글을 모두 블록으로 만든(첫 번째 열에서 클릭한 채 마지막 열까지 마우스를 끈 후에 손을 뗍니다-드래그) 후에 도구 모음의 통화 유형 단추를 클릭합니다. [팁] 0값 제거하기 - 계산식을 많이 이용하는 시트의 경우에는 미처 입력되지 않은 자료에 의해 0으로 표시되는 경우가 많습니다(계산 대상이 되는 값이 입력 되지 않았을 경우 계산 결과는 0으로 표시됩니다). 특히 나중에 편하게 이용하기 위해 계산식을 미리 복사해 놓은 시트의 경우에는 0으로 도배가 되다시피 합니다. 이런 경우에는 도구 메뉴의 옵션(화면 표시 탭)을 이용해 0값을 표시하지 않도록 설정하는 것이 보기 좋습니다. 행과 열의 크기는 각 행이나 열의 머리글의 경계를 더블 클릭하여 입력된 최대 자료 크기에 맞추는 것이 일반적입니다(자동 크기 조절 기능). 우리가 만들 금전 출납부는 열의 크기만 조절하면 되는데, 자동 크기 조절 기능을 이용하더라도 예금, 신용 카드 이용 상태까지 반영하다 보면 가로로 길어져 한 화면에 표시하기 힘듭니다. 이런 경우에는 시트의 입력된 자료들의 글꼴 크기를 축소하고, 자동 크기 조절 기능을 이용하는 것이 좋습니다. 시트 전체 자료의 글꼴 크기를 한꺼번에 조정하려면 행과 열의 경계인 모서리에 있는 모두 선택 단추를 클릭하여 모든 셀을 선택한 후에 도구 모음에서 글꼴 크기를 변경합니다. 단, 글꼴 크기를 8 이하로 내리면 읽기 어려우므로 주의합니다. 3) 계산식 입력 시트 작성 작업 중 가장 중요한 것은 계산식 입력이라고 할 수 있습니다. 대부분의계산식은 복사하여 이용하기 때문에(매번 계산식을 입력한다거나 계산기로 계산한후에 입력한다면 원시인이라고 할 수 있겠죠?) 잘못된 계산식은 장부 전체를 잘못된 것으로 만들어 버릴 수 있습니다. 계산식을 작성하는 요령은 언어로 표현한 후에 바로 셀 위치를 대입하는 것입니다. 이 시트에서 이용하는 계산식은 잔액을 계산하는 것으로, 잔액은 '[이전 잔액+ 수입-지출'이라는 계산 결과로 얻을 수 있습니다. 단, 첫 잔액은 전월에서 넘어온 것이므로 그냥 값을 입력합니다(다른 시트의 셀 참조를 응용할 수도 있습니다). 계산식을 그대로 셀 위치로 바꾼다면 E3에 입력해야 하는 수식은 '=E2+C3-C4'입니다(수식을 입력할 때는 반드시 맨 앞에 '='을 붙여야 하다는 것에 유의합니다). 일단 이렇게 입력한 수식은 매번 다시 입력하지 않고, 아래쪽 셀로 복사하는 것이 올바른 이용법입니다. 즉 아래쪽 자료가 입력되는 대로 마우스를 이용해 아래쪽으로 복사합니다(자동 채워 넣기 기능). [실습] 예금과 신용 카드 이용 항목 추가 - 여기까지 설명한 것은 단순히 현금 수입/지출만 기록한 금전출납부입니다. 예금과 신용 카드 이용과 관련된 수입/지출 항목도 추가된 금전출납부를 직접 만들어보시기 바랍니다(항목의 결정 단계에 있는 그림 참조).

2. 금전출납부 만들기2

갱신 작업 새로 발생하는 자료를 시트에 기록하는 것을 갱신 작업이라고 합니다. 여기에서는 매일 발생하는 수입, 지출 기록이 이에 해당합니다. 즉 갱신 작업은 만들어 놓은 시트를 이용하는 과정이라고 할 수 있습니다. 처음 시트를 만들 때 표시 형식이나 수식을 제대로 설정해 놓았다면 단순히 입력하는 작업만 하면 될 것입니다. 갱신 작업을 할 때 유의해야 할 점은 특정 항목에 대한 자료를 입력할 때 통일성을 가져야 한다는 점입니다. 예를 들어 교통비라는 항목을 교통비, 차비, 버스, 기차 등으로 다양하게 입력할 경우에는 월말 결산 등의 통계 작업을 제대로 처리할 수 없게 됩니다. 어떻게 항목을 일일이 기억할 수 있냐고 반문하실지 모르지만, 한글 엑셀에는 첫 자만 입력해도 앞에서 입력된 항목을 자동으로 입력해 주는 자동 완성 기능이라는 것이 있으므로 이를 이용하면 어렵지 않게 통일성을 유지할 수 있을 것입니다. 자동 완성 기능을 이용해 입력하려면 나머지 글자가 나타났을 때 그냥 Enter를 누르거나 다른 셀로 이동합니다. 만약 원하는 내용이 아니라면 무시하고 계속 입력합니다. 많은 자료가 입력되는 시트일 경우에는 시트의 크기도 중요한데, 한 시트에 입력된 자료가 많을수록(시트의 크기가 클수록) 처리 속도는 느려지므로 통합 문서로 묶인 여러 개의 시트에 분산 입력하는 것이 바람직합니다. 우리가 만든 금전 출납부의 경우에는 매월 기록 상황을 시트마다 나누어 기록하여 이를 반영할 수 있습니다 (너무 작다면 2¡­3달 단위로). [힌트] 시트에 이름 넣기와 시트 추가하기 - 월 단위로 금전출납부를 작성할 경우에는 시트 탭에 ?5월? 등과 같은 이름을 붙이는 것이 알아보기 쉽습니다. 시트에 이름을 넣으려면 시트 탭을 더블클릭하고, 직접 입력합니다. 그리고 일반적으로 한 통합 문서에는 3개의 시트만 존재하는데, 우리가 계획하는 대로 월별 관리를 하고 싶다면 시트의 개수를 12개로 만들어야 합니다. 통합 문서에 새로운 시트를 추가하려면 삽입 메뉴의 워크시트를 이용합니다.

3. 금전출납부 만들기3

적극적인 활용 단순히 수입/지출만 기록하는 것만으로는 자동으로 계산해 준다는 점 외에는 손으로 작성하는 금전출납부와 별다른 차이를 느끼지 못할 것입니다. 그래서 한글 엑셀과 같은 스프레드시트 프로그램만의 특성을 이용해 좀더 유익한 정보를 뽑아내어 보겠습니다. 3-1) 특정 항목의 수입/지출 보기 특정 항목에 한달 동안 얼마나 지출이 되었으며, 어떤 수입이 있었는지 알기 위해서는 금전출납부를 뒤지며 눈으로 확인해야 합니다. 한글 엑셀의 자동 필터 기능을 이용하면 이런 정보를 간단하게 얻을 수 있습니다. 데이터 메뉴의 필터에 딸린 자동 필터를 선택하면 각 항목의 제목에 단추가 생깁니다. 이 단추를 클릭하면 선택할 수 있는 세부 항목들이 나열되는데, 항목을 선택하면 한 달 동안 기록한 자료 중 관련 자료만 표시됩니다. [힌트] 자동 필터 해제하기 - 자동 필터 기능을 해제하려면 데이터 메뉴의 필터에 딸린 자동 필터를 다시 선택하여 선택 표시를 제거해 주어야 합니다. 자동 필터 기능은 자료의 원형을 그대로 보존한 채 수행되는 처리 작업이므로 해제한 후에는 원래대로 되돌아 갑니다. 3-2) 결산하기 한 달 단위로 수입/지출 내역을 결산해 보면 여러분의 생활에 많은 도움이 될 것입니다. 금전출납부를 결산하는 방법은 여러 가지가 있는데, 이 중 몇 가지를 살펴보겠습니다. 1) 합계 계산하기 가장 간단한 결산 방법으로는 자동 합계 기능을 이용해 각 항목(수입, 지출, 예금, 출금, 이용액, 결제액 등)별 합계를 구하는 것입니다. 예를 들어 지출의 합계를 구하려면 지출 항목의 맨 아래쪽 셀로 이동한 후에 도구 모음의 자동 합계 단추를 클릭합니다. 다른 항목들의 합계는 이 셀의 수식(SUM 함수를 이용한 합계 수식)을 복사하거나 자동 합계 단추를 클릭하여 구하면 됩니다. 2) 항목별부분합 계산하기 각 수입/지출의 세부 항목(내용)별 합계를 계산하려면 부분합 기능을 이용합니다. 부분합 기능을 이용하는 방법을 단계적으로 설명해 보면... 과정1 - 다른 곳으로 자료를 모두 복사한 후에 불필요한 자료(전월 이월 자료, 날짜, 잔액, 합계 자료 등)를 삭제합니다. [주의] 원본 시트의 보존 - 시트상에서 삭제하면 자료가 손실되어 금전출납부의 계산에 오류가 생기므로 한 달 동안 기록한 금전출납부를 동일 시트의 아래쪽이나 다른 시트에 복사해 놓고 작업을 합니다. 과정2 - 데이터 메뉴의 정렬을 클릭합니다. 과정3 - 첫 번째 기준을 내용으로 설정한 후에 확인 단추를 클릭합니다. 이 때 시트상의 자료는 항목별로 정렬이 됩니다. 과정4 - 데이터 메뉴의 부분합을 클릭합니다. 과정5 - 그룹화할 항목을 '내용'으로 변경하고, 부분합 계산 항목으로 '수입', '지출'을 모두 선택한 후에 확인 단추를 클릭합니다. 결과 - 각 수입/지출 항목별 합계는 물론 총 수입/지출 합계도 얻을 수 있을 것입니다. 3) 결산 차트 만들기 원형 차트를 이용하면 각 항목별 수입/지출 비율을 한눈에 알 수 있으므로 무척 편리 합니다. 원형 차트를 만들기 위해서는 각 세부 항목별 부분합을 구해 놓아야 하는 것은 물론 수입과 지출 항목을 분리해 놓아야 합니다(수입/지출이 섞인 원형 차트는 의미가 없으므로). 이를 위해서는 자동 필터 기능, 부분합 기능, 차트 기능을 차례로 이용해야 합니다(수입과 지출을 분리하다보니 약간 복잡해졌습니다). 차트를 만들기 위한 자료를 만드는 과정을 단계적으로 설명하면... 과정1 - 데이터 메뉴의 필터에 딸린 자동 필터를 클릭합니다. 과정2 - 수입이나 지출 항목의 자동 필터 단추를 클릭한 후에 '(필드값 있음)'을 선택합니다. 만약 지출 항목에서 선택했다면 화면에는 지출 자료들만 나타날 것입니다. 과정3 - 자료를 시트에 아래쪽에 복사하고, 자동 필터를 해제합니다. 과정4 - 불필요한 자료를 삭제합니다. 날짜 항목, 잔액 항목, 합계 자료 등이 이에 해당합니다. 그리고 지출 차트를 작성할 경우에는 지출 항목의 모든 자료를 수입 항목의 위치로 이동시킵니다(오려내기→붙여넣기). 단, 수입 차트를 작성할 경우에는 이런 작업이 필요 없습니다. 과정5 - 데이터 메뉴의 정렬을 클릭한 후에 ?내용?을 기준으로 자료를 정렬합니다. 과정6 - 데이터 메뉴의 부분합을 클릭한 후에 ?내용?을 기준으로 수입이나 지출 항목별의 합계를 계산합니다. 과정7 - 시트 왼쪽 상단의 2번 윤곽 단추를 클릭하여 부분합만 화면에 나타냅니다. 이렇게 만든 자료를 이용해 원형 차트를 만드는 방법을 단계적으로 설명하면... 과정1 - 도구 모음의 차트 마법사 단추를 클릭합니다. 과정2 - 차트 마법사 4단계 중 1단계 : 차트의 종류를 선택하는 과정인데, 원형 차트의 아무 것이나 선택합니다. 작업이 끝나면 다음 단추를 클릭합니다. 과정3 - 차트 마법사 4단계 중 2단계 : 사용할 데이터의 범위를 지정하는 과정인데, 내용과 수입 항목 또는 지출 항목의 자료만 셀 범위로 지정합니다. 단, 총 합계는 제외합니다. 작업이 끝나면 다음 단추를 클릭합니다. 입력합니다. 작업이 끝나면 다음 단추를 클릭합니다. [팁] 비율 표시하기 - 원형 차트에 각 세부 항목별 비율을 표시하면 더욱 효과적일 것입니다. 차트 조각의 구성 비율을 표시하려면 다음 단추를 클릭하기 전에 데이터 이름표 탭의 ?백분율 표시?를 선택해 둡니다. 과정5 - 차트 마법사 4단계 중 4단계 : 차트의 작성 위치를 선택하는 과정인데, 같은 시트에 삽입할 것이므로 그냥 종료 단추를 클릭합니다. 결과 - 세부 항목별 부분합이 계산된 표와 각 세부 항목이 전체에서 차지하는 비율을 보여 주는 원형 차트를 얻을 수 있을 것입니다.

출처: http://greenpark1.tistory.com/112